Politique de confidentialité

Résumé

  1. Nous recueillons vos données personnelles et d’activité pour améliorer globalement votre expérience client.?
  2. Nous collectons vos données de localisation, mais nous ne les partageons pas.?
  3. Aucune compagnie publicitaire ne collige des données par l’intermédiaire de notre service.?
  4. Nous prenons des mesures particulières pour protéger vos informations personnelles.?
  5. Nous conservons vos données cryptées seulement le temps nécessaire à l’administration de votre police, de vos réclamations et de votre couverture.?
  6. Vous pouvez consulter, mettre à jour ou supprimer vos données personnelles contenues dans nos fichiers.?
  7. Le texte intégral de notre politique (ci-dessous) contient plus d’information, et vous pouvez toujours obtenir de l’aide en communiquant avec nous à l’adresse suivante :

mobile.aseq.ca/confidentialite

Qui sommes-nous?

ASEQ administre le régime étudiant collectif au nom des associations étudiantes, afin d’assurer aux étudiants le meilleur service possible. Le site Internet mobile.aseq.ca (et mobile.studentcare.ca) et les applications intégrées au site sont mis à disposition et exploités par l’ASEQ. Le site Internet a pour objectif d’offrir aux adhérents admissibles les outils de personnalisation, de gestion et de suivi de leur couverture de soins de santé ou dentaires assurés par l’ASEQ.

En quoi consiste ce document?

Ce document décrit nos politiques et nos pratiques actuellement en vigueur concernant la collecte des renseignements personnels que nous utilisons via les sites Internet mobile.aseq.ca et mobile.studentcare.ca. Dans ce document, le terme « Site Internet » désigne aussi les applications intégrées au site. Si l’ASEQ décide de modifier sa politique de confidentialité, nous afficherons ces modifications sur cette page, de sorte que vous serez toujours informé des informations recueillies, de leur utilisation et dans quels cas nous les divulguons.

Pour de plus amples informations concernant notre engagement à préserver les renseignements personnels privés et confidentiels, veuillez consulter notre Politique détaillée de confidentialité à l’adresse suivante : https://aseq.ca/vie-privee/

Renseignements personnels

En quoi consistent les renseignements personnels?

Le terme « Renseignements personnels » désigne les renseignements personnels qui permettent de vous identifier tels que votre nom, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone, votre numéro d’étudiant et les informations concernant votre couverture. Tous les renseignements personnels obtenus via les sites Internet mobile.aseq.ca ou mobile.studentcare.ca sont strictement confidentiels et sont traités pour fournir les services mentionnés dans le site Internet.

À quoi servent mes renseignements personnels?

Lorsque nous recueillons des renseignements personnels, il nous est possible de vous préciser les autres motifs pour lesquels nous traitons ces informations particulières, soit :

  • Pour vous identifier et correctement communiquer avec vous
  • Pour répondre à vos questions ou vous procurer des services personnalisés
  • Pour améliorer nos services internes et ajouter de nouvelles fonctionnalités
  • Pour communiquer avec vous à l’occasion et vous informer des mises à jour ou de nouvelles fonctionnalités
  • Pour faciliter les procédures d’inscription ou de retrait
  • Pour vérifier votre preuve de couverture
  • Pour tout autre usage prescrit par la loi

Votre profil

Qu’est-ce qu’un profil?

Votre profil comprend votre nom, adresse, date de naissance et ceux des personnes à votre charge. Cette information sert à vous identifier et à gérer tout changement à votre couverture. Vous pouvez accéder n’importe quand à vos données de profil stockées dans le site Internet et les mettre à jour, en communiquant directement avec nous. Certaines données de profil doivent demeurer stockées sur nos serveurs pour nous permettre de continuer de vous aider au cours des années futures pendant lesquelles vous pourriez être couverts. Vous pouvez demander par écrit de supprimer tout renseignement personnel associé à votre profil de nos serveurs (voir la section Gestion de vos données ci-dessous).

Nous recueillons aussi vos données de localisation pour personnaliser vos services. Nous ne partageons pas ces informations avec une tierce partie.

Témoins et autres technologies

Qu’est-ce qu’un témoin (cookie)?

Ce site Internet utilise des « témoins » et autres technologies. Ces technologies nous aident à mieux cerner les besoins des utilisateurs, elles nous indiquent quelles sections de notre site Internet les gens visitent, en plus d’améliorer et d’évaluer l’efficacité des messages et des recherches. Nous traitons l’information collectée par les témoins et autres technologies comme des renseignements non personnels. Toutefois, dans la mesure où des adresses de protocole Internet (IP) ou des identifiants similaires sont considérés comme des renseignements personnels par une loi d’intérêt local, nous traitons aussi ces identifiants comme des renseignements personnels. De la même manière, dans la mesure où des renseignements non personnels sont combinés à des renseignements personnels, nous traitons l’information combinée comme des renseignements personnels aux fins de la Politique de confidentialité.

L’ASEQ utilise aussi des témoins et d’autres technologies pour se souvenir de renseignements personnels lorsque vous utilisez notre site Web, nos services en ligne et nos applications, ceci dans le but de rendre votre expérience en ligne avec l’ASEQ plus conviviale et davantage personnalisée.

Puis-je désactiver mes témoins?

Si vous avez configuré votre navigateur pour qu’il vous prévienne avant d’accepter des témoins, vous recevrez un message d’avertissement à chaque cas d’installation. Vous pouvez refuser les témoins en les désactivant dans votre navigateur. L’activation des témoins n’est pas nécessaire pour les sites Internet mobile.aseq.ca et mobile.studentcare.ca

Avec qui mes données sont-elles partagées?

Vos renseignements personnels ne sont ni partagés, ni vendus ou distribués à de tierces parties non associées, sauf dans les cas limités suivants :

  1. Des renseignements personnels peuvent occasionnellement être transférés à des tierces parties qui agissent en notre nom pour des procédures ultérieures, conformément aux fins pour lesquelles cette information a été initialement collectée ou aux fins auxquelles vous avez préalablement consenti. Par exemple, il arrive qu’une tierce partie ait accès à vos renseignements personnels pour traiter du courrier électronique en notre nom.
  2. Nous pouvons partager ou transférer des renseignements dans nos bases de données pour nous conformer à une exigence prévue par la loi, pour l’administration de la justice, pour protéger vos intérêts, pour protéger la sécurité et l’intégrité de nos bases de données ou de ce même service, par mesure de précaution par rapport à une obligation légale, dans le cas d’une vente, d’une fusion, d’une réorganisation, d’une dissolution de notre part, ou d’un cas similaire.

Avant de divulguer des renseignements personnels à une tierce partie, nous exigeons par contrat que la tierce partie prenne les mesures adéquates pour protéger ces informations.

Maintien sécuritaire des données

Stockage de l’information

Où mes données sont-elles stockées?

Toutes les données électroniques sont stockées sur des serveurs ou sur des dispositifs de stockage électronique à notre siège social à Montréal, au Québec, de même que sur des serveurs de sauvegarde à distance dans un centre de données protégé à Montréal, au Québec.

Nous assurons la sécurité physique, organisationnelle et électronique des renseignements personnels au moyen de verrous sécurisés sur les classeurs et les portes, par l’accès restreint à notre traitement de l’information et à nos zones de stockage, par l’accès restreint aux renseignements pertinents seulement aux employés autorisés et par l’utilisation de mots de passe, de numéros d’identification personnelle (NIP), de puces électroniques et du cryptage (p. ex. l’embrouillage) des informations transmises électroniquement. Nous déploierons les efforts en conformité avec les normes de l’industrie pour prévenir toute perte, abus, divulgation non autorisée, modification ou destruction des renseignements.

Qu’en est-il de mes données lorsqu’elles ne sont plus requises?

Nous avons mis en place des procédures strictes qui correspondent aux pratiques exemplaires de l’industrie lorsque nous détruisons, supprimons ou disposons des renseignements personnels là où ils ne sont plus nécessaires, pour éviter l’accès non autorisé à de tels renseignements personnels.

Responsabilités de nos employés

Les employés ont-ils accès à mes données?

Seuls les employés qui doivent accéder à vos renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions ont accès à vos données. Ces employés ont été formés pour manipuler adéquatement ce type d’information conformément à nos protocoles de sécurité et à nos normes rigoureuses de confidentialité.

Quelles sont les responsabilités des employés d’ASEQ?

Nos employés sont responsables du maintien de la confidentialité de tous les renseignements personnels auxquels ils ont accès. Comme condition d’embauche, tous les employés doivent signer un accord de confidentialité qui les investit de cette responsabilité, à laquelle ils demeurent liés même après avoir quitté l’entreprise.

Nous tenons nos employés informés de nos politiques et procédures quant à la protection des renseignements personnels et nous insistons sur l’importance d’y souscrire. Comme condition d’embauche, tous les employés doivent obligatoirement se conformer à ces politiques et procédures.

Gestion de vos données

Comment puis-je accéder à mes données?

Les étudiants peuvent accéder aux renseignements qui les concernent dans nos dossiers, y compris au dossier lui-même, en soumettant une demande écrite et signée, accompagnée d’une photocopie de leur carte d’identité d’étudiant et d’une enveloppe affranchie adressée à leur nom à l’adresse suivante :

Attention: Demande de renseignements
ASEQ
1200, avenue McGill College, bureau 2200
Montréal (Québec)  H3B 4G7

ASEQ retournera une copie des renseignements contenus dans nos dossiers.

ASEQ peut fournir des copies supplémentaires sur demande, moyennant des frais raisonnables.

Si après avoir examiné la copie de son dossier, l’étudiant ou l’étudiante souhaite corriger des erreurs dans son dossier, il doit en faire la demande par écrit en précisant les erreurs décelées à l’adresse suivante :

Attention : Correction d’information
ASEQ 
1200, avenue McGill College, bureau 2200
Montréal (Québec)  H3B 4G7

Centre de service aux membres

Vous pouvez joindre le Centre de service aux membres du lundi au vendredi de 9 h à 17 h.

Téléphone : 1 866 416-8708